GDPR (25 mei 2018)
Ter informatie van alle betrokkenen: de verwerking van persoonsgegevens binnen Freelance Schrijfbedrijf en de rechten inzake privacy. Er zijn een aantal redenen om persoonsgegevens te bundelen en/of te registreren en dat is voor Freelance Schrijfbedrijf niet anders. Hoewel.
1. Freelance Schrijfbedrijf (Hazelaarkouter 7, Tielt) is een commanditaire vennootschap en stuurt geen commerciële mailing/nieuwsbrieven waarvoor gegevens verzameld worden. Niet B2B, niet B2C.
2. Er bestaat als gevolg daarvan geen ‘lijst’ met data die voor Freelance Schrijfbedrijf relevant zijn en een overzicht geven van alle klanten, alle leveranciers, potentiële klanten of geïnteresseerde ontvangers.
3. www.freelanceschrijfbedrijf.com (SQUARESPACE) verzamelt geen expliciete data, geen adressen, stuurt geen nieuwsbrieven uit en heeft geen webshop. Eigen contactgegevens (mail en telefoonnummer) zijn te raadplegen en kunnen tot contact leiden, als iemand zelf zijn gegevens ter beschikking stelt.
4. Vanzelfsprekend is er de wettelijke bepaling voor de opmaak van facturen, die duidelijk stelt dat – onder andere – op elke factuur vermeld moeten worden: “Naam en adres van maatschappelijke zetel van de uitreiker en van de medecontractant of de maatschappelijke benaming en de aard van de rechtspersoon”
Concreet facturatiegegevens
Facturatie gebeurt sinds 1 januari 2017 in facturatieprogramma NUM NUM. Alle ontvangers van uitgaande facturen (klanten) worden daarin – conform bovenstaande verplichting – beschreven en opgeslagen. Facturen worden digitaal verstuurd, dus behalve de contactpersoon en de ondernemingen, bevatten deze gegevens ook btw-nummers, adressen en mailadressen.
Er bestaat binnen NUM NUM ook een mogelijkheid inkomende facturen te registreren (leveranciers), al volstaat wat dat betreft gewoon de naam van de onderneming in kwestie. Die gegevens zijn dus een heel stuk beperkter en vaak onvolledig.
5. Om tot een goede boekhouding te komen, worden zowel uitgaande als inkomende facturen via mail (zipfile) of persoonlijk (inkomende) overhandigd aan Fiduciaire Coppens uit Roeselare. Fiduciaire Coppens houdt die vanzelfsprekend bij.
6. Alle uitgaande facturen (met correcte en volledige gegevensvermelding) worden digitaal bewaard, voor de termijn die wettelijk voorzien is.
7. Al het zakelijke mailverkeer met betrekking tot Freelance Schrijfbedrijf gebeurt via ruben@freelanceschrijfbedrijf.com. Mailadressen van ontvangers worden daarin automatisch opgeslagen. Communicatie is evenwel altijd gericht en heeft een duidelijke relatie met een (aanstaande of lopende) opdracht.
8. Sociale media: Freelance Schrijfbedrijf heeft een eigen Facebookpagina. Volgers en/of ‘vind ik leuks’ kunnen vanzelfsprekend uitgenodigd worden (voor zover de formaliteiten van Facebook dat toelaten), of kiezen daar zelf voor. Geen dataverzameling buiten Facebook.
9. Ontvangen visitekaartjes bevinden zich in (letterlijk!) ‘de koffiepot’, Bruggestraat 105 Tielt. Ze worden niet gebundeld in een lijst.
10. Eén Iphone8 in gebruik, waarop zakelijk mailverkeer te raadplegen is en/of gebeurt. NUM NUM is hier niet op te raadplegen.
Welke persoonsgegevens worden dus bewaard?
Naam, ondernemingsnaam, btw-nummer, mail (digitale factuur) en adres. Digitaal en/of fysiek – op facturen of visitekaartjes.
Waarom worden die bewaard?
Om aan de wettelijke verplichtingen rond facturatie te kunnen voldoen. Freelance Schrijfbedrijf stuurt geen nieuwsbrieven, analyseert geen gegevens, heeft geen leden …
De verstrekking van persoonsgegevens is dus een wettelijke verplichting, een contractuele verplichting of een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten.
Hoelang wordt alles opgeslagen?
De bewaringstermijn van facturen en contracten is de enige basis om aan gegevensbewaring te doen binnen Freelance Schrijfbedrijf.
Hoe worden die gegevens verkregen?
Facturatiegegevens
Doorgaans op eenvoudige vraag door de betrokkene zelf, na of tijdens een opdracht.
Visitekaartjes, mailadressen potentiële klanten en contacten
Op initiatief van de betrokkenen, na een vraag, kennismaking of eerste contact.
Cookies
Squarespace verzamelt als host van www.freelanceschrijfbedrijf.com gegevens. Behalve de raadpleging van de hoeveelheid bezoekers gebeurt daar binnen Freelance Schrijfbedrijf niks mee.
Jullie rechten?
Inzage, rechtzetting, wissen, beperkingen, bezwaren, overdraagbaarheid, intrekking van toestemmingen of klachten in de gegevens zijn vanzelfsprekend op eenvoudig verzoek te realiseren. Officiële klachten kunnen via www.privacycommission.be neergelegd worden.